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在以人工方式處理訂單及出貨作業(yè)時，當(dāng)受訂之商品種類及客戶家數(shù)繁多時，對于相關(guān)文檔的調(diào)閱查找，和異動數(shù)據(jù)的登錄、更新，變得非常繁瑣、容易出錯且延誤時效，因而將導(dǎo)致管理者對于出貨之進度難以管制，或者在作相關(guān)決策時，不能即時或根本無法獲得參考資料來輔證。若以電腦來處理上述各項作業(yè)則可以利用電腦的快速處理及大量保存的能力，輕易解決各種調(diào)閱查找、統(tǒng)計編表的工作，不僅節(jié)省了大量的人力，而且在時效上及正確性上遠超過人工作業(yè)。

提供染廠加工過程中非常有特色的報價管理，報價時參考小樣成本、大樣成本、訂單價格、客戶應(yīng)收款情況等等，方便業(yè)務(wù)員進行準確、科學(xué)的報價。由于一般中小型企業(yè)在客戶或商品眾多的情況下對于價格的管理往往也是十分棘手，通過系統(tǒng)能對不同商品與客戶提供價格的管理與報價的程序，減少價格錯誤。

1.銷售報價

按客戶加工要求，對不同客戶、不同品種、不同數(shù)量報出不同價格，報價時參考小樣成本、大樣成本、訂單價格、客戶應(yīng)收款情況等等，方便業(yè)務(wù)員進行準確、科學(xué)的報價。

2.銷售訂單

可按報價單自動生成訂單信息，同時設(shè)置合同中的一些條款，如交貨期、交貨地點、交貨方式等等，可對訂單進行審批。

3.銷售訂單運行情況

當(dāng)訂單審核後，緊接著便是必須進行例行的跟催動作，以確保產(chǎn)品可以如期出貨。在跟催作業(yè)上，往往必須依賴從各種角度來查閱報表，比如，就客戶別或就產(chǎn)品別或就交期別來查看預(yù)計出貨與銷售訂單的流轉(zhuǎn)情況。

4.發(fā)貨通知單

當(dāng)出貨給客戶時，業(yè)務(wù)出貨人員必須核對原訂單之品號、數(shù)量、交期是否相符。然后制作出貨憑證，轉(zhuǎn)給倉管人員，以便于倉管人員備貨出貨給客戶，在出貨後，往往必須依賴從各種角度來查閱報表，比如就客戶別或產(chǎn)品別來查看出貨之明細或統(tǒng)計分析之狀況。

 銷售管理系統(tǒng)之目的在于掌握加工訂單信息，及時掌握每個訂單的加工進程，交貨情況和交貨後的應(yīng)收款管理，以達到提高效率，節(jié)省人力之目標(biāo)。在使用上把握以下列三原則：

• 系統(tǒng)功能必須提供即時而完整的報表數(shù)據(jù)。
• 作業(yè)程序必須與一般人工作業(yè)一致。
• 操作方法必須簡捷、易學(xué)。

• 系統(tǒng)報價中自動按當(dāng)前客戶和當(dāng)前品種查行搜索，查找出當(dāng)前客戶、當(dāng)前品種的小樣成本及大樣成本和以往這個品種的訂單價格及客戶應(yīng)收款情況，方便業(yè)務(wù)員進行科學(xué)、準確地報價。
• 銷售報價，可針對客戶、色號及特殊工藝報價，創(chuàng)建標(biāo)準報價體系，在系統(tǒng)內(nèi)進行報價核價；自動檢索歷史報價，為最新報價提供歷史依據(jù)。
• 提供訂單運行情況表，對每個訂單掌握其生產(chǎn)進程情況，同時掌握其成本情況和對該訂單的毛利潤核算。
• 對不同的客戶設(shè)置不同的信用額度，訂單或出貨單數(shù)據(jù)在輸入時，可線上檢閱客戶的信用額度數(shù)據(jù)及商品的庫存是否足夠，針對不足者，電腦可由用戶自行設(shè)置參數(shù)，不足是否允許出貨

• 提供客戶對帳單功能，月底可將客戶加工情況和染費結(jié)算情況一次性列出，方便業(yè)務(wù)員和客戶間的對帳，準備及時收回應(yīng)收款。
• 提供客戶和業(yè)務(wù)員的對應(yīng)功能，選擇客戶時自動反映出對應(yīng)業(yè)務(wù)員和業(yè)務(wù)員所在部門，方便多類單據(jù)（如訂單、提貨單）的操作。
• 提供多倉庫、多點銷售的作業(yè)方式，故對于一般專柜式或多營業(yè)所的銷售型態(tài)皆能完全適用。
• 提供不同訂單間發(fā)貨穿插情況，解決此訂單的貨發(fā)至另一訂單的跟蹤和統(tǒng)計。
• 一張訂單上允許訂購多種產(chǎn)品、多個交期，亦允許分批出貨；對未出貨完畢之訂單亦允許指定結(jié)案。
• 提供“訂單變更管理”，透過“訂單變更創(chuàng)建作業(yè)”可記錄并保留訂單變更前后的相關(guān)信息，并可將變更憑證及明細打印成表。
• 提供各種銷售統(tǒng)計、分析，如對重點客戶分析，業(yè)務(wù)員加工情況走勢、客戶加工走勢，掌握客戶流失情況。
• 可將信息導(dǎo)入至EXCEL表格，方便外貿(mào)客戶以EMAIL形式對照信息。
• 專門為印染企業(yè)量身定制的批價功能，嚴格控制發(fā)貨價格。